Як не повторити невдалий шлях інших компаній під час інтеграції систем контролю транспорту
Нещодавно ми писали про те, як обрати надійного партнера для впровадження системи GPS моніторингу та вже отримали ряд позитивних відгуків від потенційних клієнтів, які незабаром стануть щасливими користувачами системи Fleetix та власниками якісного GPS обладнання від Bitrek. Водночас ми продовжуємо отримувати запити від клієнтів наших партнерів по ринку, які не задоволені якістю послуг, що надаються їх поточними інтеграторами. Звичайно, в Україні зараз дуже складні часи та не всі компанії у змозі тримати свій бізнес на плаву: частина запитів від компаній, які вже мають обладнання для GPS моніторингу, пов’язана з тим, що їх інтегратори зникли, або не мають можливості далі надавати сервісне та технічне обслуговування. Проте, є ряд моментів на які ми хочемо звернути увагу компаній, які планують впроваджувати комплексні рішення для GPS контролю, та на типові помилки, з якими ми стикаємось з 2005 року у нашому бізнесі.
Розпочинаємо:
Надто великий поспіх у прийнятті рішень та впровадженні. Не поспішайте. Ми розуміємо, що досить часто ви отримуєте нову партію автомобілів, які за тиждень вже роз'їдуться по всій Україні, але подумайте про впровадження заздалегідь. Якщо ви хочете отримати справжній ефект від системи, дайте час інтегратору якісно її впровадити: підібрати обладнання, налаштувати його, встановити та ввести в експлуатацію. Пам’ятайте, що навіть після встановлення може продовжуватись віддалена конфігурація, особливо це стосується зчитування даних з бортового комп’ютера. Вибір рішення для управління автопарком, це не просто купити трекер на якомусь маркетплейсі - це комплексна послуга, за яку несе відповідальність обраний вами партнер.
Не впроваджуйте складні рішення одразу. Під складними рішеннями ми маємо на увазі інтеграцію різноманітного обладнання на різноманітну техніку у великій кількості. Ми рекомендуємо в будь-якому випадку розбивати етап встановлення та інтеграції на етапи: це може бути або поетапне впровадження різного обладнання (спочатку GPS трекери, потім контроль пального, потім температурний контроль або ідентифікація водіїв), або “закриття” транспорту по його типу (спочатку всі легкові автомобілі, потім всі вантажні, потім бульдозери, а вже в кінці - навантажувачі). Кожний вид техніки вирішує свої завдання тому важливо, щоб ваші очікування від впровадження системи співпадали з реальністю: встановіть повний комплект обладнання на 1 екскаватор, 1 бульдозер, 1 трактор, 1 тепловоз, 1 вантажний та 1 легковий автомобіль. Подивіться як працює система та чи вистачає вам тієї кількості даних, яку фіксує обладнання та аналізує програмне забезпечення. Також не забувайте, що водії, м’яко кажучи, не сильно зрадіють системі контролю, тому саботаж та вандалізм будуть обов’язково - навіть, якщо ви все зробили правильно та підписали з водіями договір матеріальної відповідальності.
Придбання пристроїв та послуг без договору. У попередніх пунктах ми вже згадували про купівлю GPS трекерів на маркетплейсі. Якщо ви навіть невеликий бізнес, а не приватна особа, ви потребуєте партнера, а не просто постачальника. Запросіть у потенційних партнерів зразки договору: подивіться на гарантійні умови (насправді, вони становлять не менше 24 місяців, але про це часто “забувають” та вказують 12), відповідальність за монтаж обладнання, терміни реагування на запити у технічну підтримку та її регламент, термін сервісного обслуговування. Будь-яка система не буде працювати сама по собі, тому ваш інтегратор повинен нести відповідальність за послуги та товар, які він вам надає та постачає. Особливо зверніть увагу на конфіденційність та збереження даних. Якщо ж ваш потенційний постачальник не може надати зразок договору протягом 2 днів - скоріше за все, він не звик так працювати й не готовий брати на себе серйозну відповідальність. Навіть невеликий бізнес повинен мати професійного консультанта, який поділиться досвідом у важливий момент.
Встановлювати обладнання та впроваджувати рішення в секреті від водіїв. Приблизно 15 років тому найпопулярнішим підходом до інтеграції рішення для контролю транспорту у бізнес-процеси компанії була максимальна секретність цього процесу. Призначалась відповідальна особа, яка єдина мала доступ до інформації про рух транспорту, наші інженери запрошувались на автобазу у вихідні дні, щоб ніхто не побачив, що встановлюються трекери, з охоронцями домовлялись про режим максимальної секретності. Все це закінчувалось тим, що водії рано чи пізно дізнавались про наявність пристроїв спостереження та просто їх викидали, адже “я нічого про це не знаю”. Пройшли часи, коли інформованість спеціалістів про наявність систем контролю була дуже низькою - зараз це вже must have для будь-якої компанії з транспортом. Впроваджуйте системи максимально відкрито, розповідайте, які дані будуть фіксувати пристрої, підписуйте договори матеріальної відповідальності з водіями та іншими співробітниками. Таким чином ви зекономите час, менш болюче пройдете етап саботажу та все одно отримаєте максимальний ефект.
Не подивитись демо програмного продукту. Звичайно, будь-який демо-доступ до програмного забезпечення завжди є обмеженим: у Fleetix також ми, наприклад, не надаємо доступ до адміністрування, а демо-користувач може тільки переглянути поточні та історичні дані по типовим транспортним засобам, побудувати звіти. Скріншоти на сайті або у презентації також не завжди є показовими - картинка може бути привабливою, а логіка роботи або нереалізованою, або розробленою некоректно. Домовтесь з потенційним інтегратором про презентацію - для цього не обов’язково кудись їхати адже все можна зробити в онлайн-режимі. Запросіть майбутніх користувачів з різних відділів, нехай вони підготують питання. Виділіть всього годину часу та надайте змогу партнеру продемонструвати його рішення в реальних умовах - це вам зекономить купу часу при виборі постачальника та ви зробите це якісніше, ніж по комерційним пропозиціям “на папері”.
Не призначати відповідальну особу за впровадження та супровід. Жодна найпотужніша компанія, яка впроваджує систему GPS моніторингу, не замінить вашого штатного співробітника. Він повинен знати усі процеси, “вузькі місця”, де можуть бути крадіжки пального або ліві рейси, він повинен користуватись авторитетом серед водіїв. Він повинен своєчасно забезпечувати подачу транспорту для встановлення або сервісного обслуговування обладнання. Жодна система не буде працювати сама по собі - адже якщо не буде оперативної реакції на зливи пального або використання транспорту у власних потребах, не буде і результату. Відповідальна особа повинна бути зацікавлена у якісній роботі системи: якщо це найманий спеціаліст, а не співвласник бізнесу, запропонуйте йому додаткову мотивацію від економії або прибутку і ви гарантовано отримаєте якісний результат.
Не перекладайте всю відповідальність на інтегратора. Не зважаючи на невеликі ціни на рішення та послуги моніторингу в Україні, більшість з інтеграторів все ж таки намагаються впроваджувати рішення більш-менш професійно. У когось це виходить краще, у когось навпаки, хтось тільки розпочинає роботу в цьому напрямку і цінність його пропозиції тільки в низькій вартості, а хтось пропонує власне програмне забезпечення, має величезний портфель реалізованих кейсів та забезпечує сервіс по всій Україні та надає технічну підтримку. У всіх трапляються факапи, але найчастіше вони пов’язані не з неякісним обладнанням або багом у програмному забезпеченні, а зовсім в інших обставинах. Кидок локації автомобіля в іншу область та, відповідно, похибка пробігу може бути викликана умисними перешкодами визначення GPS координат під час повітряної тривоги. Суттєва незбіжність пробігу по системі моніторингу зі штатним одометром автомобіля може означати, що автомобілю час поїхати на сервіс та зробити юстування штатних приладів. Зрештою, злив, зафіксований програмним забезпеченням, може бути насправді зливом і ваша повна довіра водіям тут ні до чого (цікаво, навіщо тоді ви встановлювали GPS моніторинг?). Максимальний ефект від системи ви отримаєте тільки у тісному контакті та співпраці з вашим партнером.
І наостанок, хочемо зазначити, що кожна компанія, яка обирає систему GPS моніторингу, встановлює свої власні критерії успішності від її запуску та має повну свободу вибору - добре, що в Україні рішення для контролю транспорту пропонують десятки й сотні компаній різного формату та масштабу.
Ми поділилися найтиповішими помилками, які найчастіше трапляються на нашому шляху, і дійсно бажаємо всім їх уникати та ставитися до запуску системи моніторингу транспорту максимально відповідально. Інакше будь-яке обладнання та програмне забезпечення перетворюються на втрачені інвестиції, замість якісного інструменту, який працює на прибуток та репутацію вашого бізнесу.